十種早期征兆提醒您的ERP系統即將陷入崩潰

企業(yè)資源規劃(簡(jiǎn)稱(chēng)ERP)系統負責將來(lái)自不同部門(mén)的軟件與服務(wù)整合為一套具有凝聚力的協(xié)作體系。如果沒(méi)有ERP方案對采購活動(dòng)、客戶(hù)訂單以及金融交易等系統的協(xié)調，現代企業(yè)的運營(yíng)效率將受到嚴重影響。

然而，ERP系統的高度集成特性也使其難于維護及更新。事實(shí)上，不少ERP系統已經(jīng)過(guò)時(shí)或者需要進(jìn)行重大調整。另外，也有不少企業(yè)出于成本及靈活性的考量而有意將ERP遷移至云端。這一切都令ERP系統本身成為一種隱性災難。

為此，我們與多位經(jīng)驗豐富的ERP專(zhuān)家進(jìn)行了溝通，并總結出以下十種ERP系統即將崩潰的早期征兆。希望這一切能夠為大家帶來(lái)有益的啟示。

做出大規模技術(shù)升級

盡管消費者可能傾向于購買(mǎi)最新型號的智能手機，但企業(yè)在選擇新型方案時(shí)卻往往比較保守——這一點(diǎn)在ERP領(lǐng)域尤為重要。

如果您的ERP版本遠高于原本計劃使用的版本，那么此輪升級很可能帶來(lái)諸多挑戰，甚至給原有業(yè)務(wù)帶來(lái)災難性的影響。另外，您也需要有針對性地調整規劃與預算假設，從而真正將業(yè)務(wù)需要同技術(shù)方案聯(lián)系起來(lái)。

忽視業(yè)務(wù)部門(mén)的參與

技術(shù)部門(mén)與業(yè)務(wù)部門(mén)之間往往很難找到理想的平衡點(diǎn)。這一難題在ERP領(lǐng)域也同樣存在。

世界上不存在完美的ERP方案——如果大家積極同業(yè)務(wù)部門(mén)接洽，那么對方無(wú)疑會(huì )對問(wèn)題采取寬容的態(tài)度。相反，如果您一意孤行，那么所有負面后果都會(huì )引發(fā)沖突。吸引用戶(hù)的最好方法就是向業(yè)務(wù)部門(mén)解釋ERP變更會(huì )對日常工作帶來(lái)哪些影響。只有順暢溝通之后，升級工作才有可能取得理想結果。

高估員工對于云版本解決方案的適應能力

多年以來(lái)，成本節約與靈活性?xún)?yōu)勢一直是云服務(wù)的主要賣(mài)點(diǎn)。然而在云端實(shí)現ERP時(shí)，員工的實(shí)際適應能力往往會(huì )成為巨大瓶頸。

考慮到云版本ERP系統仍然需要強大的內部治理與支持作為配合，大家需要評估云遷移規劃的成本主張與假設。例如，如果我們假設云版本ERP帶來(lái)的效率提升足以抵消員工不適應造成的負面影響，請意識到這一假設往往基于早已過(guò)時(shí)的原有工作定義。事實(shí)上，在完成遷移之后，業(yè)務(wù)用戶(hù)可能會(huì )更加依賴(lài)于ERP支持人員并要求其更為廣泛地參與到日常工作當中。

項目要求太過(guò)宏觀(guān)且不夠明確

一切ERP相關(guān)項目都必然包含升級、強化與轉換這幾大要素。在這里，正確進(jìn)行需求分段將直接決定項目的最終命運。

這意味著(zhù)我們必須制定更為具體的ERP項目要求，確保其滿(mǎn)足各個(gè)用戶(hù)群體的實(shí)際需要。

具體而明確的要求還能夠幫助大家更輕松地判斷項目本身是否成功。具體來(lái)說(shuō)，如果當前要求為“簡(jiǎn)化財務(wù)流程”，如此模糊的前提顯然很難得出明確的成效判斷。

依賴(lài)遺留技術(shù)可能帶來(lái)風(fēng)險

部分ERP項目單純關(guān)注對舊有系統的維護——但這有時(shí)反而會(huì )帶來(lái)更為糟糕的結果。

必須承認，某些類(lèi)型的ERP調整舉措可能會(huì )增加風(fēng)險。例如，為了支持擴展工作而承擔額外成本正是一類(lèi)警示征兆，這意味著(zhù)我們已經(jīng)受困于遺留技術(shù)方案。除了人才培養帶來(lái)的挑戰之外，源自遺留系統的依賴(lài)性還可能引發(fā)更為嚴重的風(fēng)險安全風(fēng)險。

存在太多例外情況

如果長(cháng)時(shí)間身處大型企業(yè)當中，異常請求的數量必然相當可觀(guān)。這通常屬于治理流程不力引發(fā)的結果，且最終會(huì )對ERP系統產(chǎn)生嚴重影響。

在設計出標準化流程之后，各類(lèi)需要特殊處理的意外狀況都會(huì )破壞固有制度——這意味著(zhù)用戶(hù)會(huì )認為可以通過(guò)“例外”方式得到自己想要的結果。

ERP治理流程的開(kāi)發(fā)不需要涉及多層行政體系。要解決例外情況，您應建立起常設業(yè)務(wù)與技術(shù)決策委員會(huì )。通過(guò)此類(lèi)流程，您將能夠避免一切可能影響系統設計的問(wèn)題。

高度依賴(lài)Excel

微軟Excel確實(shí)非常強大，且可謂世界上規模最大的非正式ERP系統。然而，如果用戶(hù)使用Excel的頻率過(guò)高，則證明您的ERP項目存在問(wèn)題。這意味著(zhù)您的ERP系統未能以用戶(hù)友好方式提供服務(wù)，且用戶(hù)可能需要自行查看多種數據來(lái)源以完成日常工作。要解決這個(gè)問(wèn)題，我們需要每月或者每季度詢(xún)問(wèn)用戶(hù)定期使用的Excel文件的情況，并以此為基礎調整ERP方案。

過(guò)度使用新興技術(shù)方案

新興工具與系統確實(shí)令人興奮不已，但盲目引入新型技術(shù)成果往往會(huì )削弱您的ERP系統。千萬(wàn)不要本末倒置，以技術(shù)推動(dòng)決策流程。大家應將技術(shù)視為支持自身獲得業(yè)務(wù)成果的工具。只有這樣，我們才能真正傾聽(tīng)業(yè)務(wù)用戶(hù)的意見(jiàn)，并有針對性地作出技術(shù)選擇。

將合規性視為事后舉措

如果您的ERP項目主管將合規性視為“項目完成后才需要考慮的工作”，請立馬將其撤掉。金融服務(wù)、醫療衛生、制藥以及能源等監管要求較高的行業(yè)對于合規性的要求尤為嚴苛，這意味著(zhù)我們必須從起步時(shí)即將合規性保障納入ERP系統的設計考量。

將內部環(huán)境中的種種假設帶入云端

內部部署型ERP方案與其云版本存在巨大差異。事實(shí)上，大多數企業(yè)往往在內部方案中使用70%的原有配置加30%的定制化配置。相比之下，大多數云ERP方案的定制空間更小，因為服務(wù)供應商需要客戶(hù)以更加標準化的方式進(jìn)行使用，旨在促進(jìn)整體更新。

寫(xiě)在最后

在企業(yè)當中成功構建起大規模領(lǐng)先項目是IT領(lǐng)導者必須具備的一項關(guān)鍵能力。因此無(wú)論是對ERP進(jìn)行升級或是改善其網(wǎng)絡(luò )基礎架構，培養員工知識水平抑或是進(jìn)行項目遷移，您都需要著(zhù)眼于各個(gè)層面確保企業(yè)能夠借此保持競爭優(yōu)勢。